失礼のないメールの書き方!!

これだけは最低限必要です

コミュニケーションツールとしては、すっかりお馴染みのメールですが、書き方を問われると答えに困る人もいるかもしれません。けれど、メールの文面一つで自分自身はもちろん、会社の評価が決まるということにもなりかねませんから注意が必要です。最低限必要なこととして、自分のことをきちんと名乗ること、そして用件が分かることは欠かせません。急いでいたり顔見知りだからと言って、名字しか名乗らなかったり、用件を詳しく述べている筈が長くなっただけで、結局の所、何が言いたいのかよく分からない文章になってしまうといったことは避けなくてはなりません。会社名や所属部署、連絡先の明記は必須ですし、用件は分かり易く、簡潔にまとめることがポイントです。

基準となるのは相手です

ビジネスシーンでのメールは、相手への配慮が欠かせません。相手を基準として考えることが出来れば、自ずと適切な書き方は見えてきます。まず、忙しい中でメールを読んでもらうのですから、相手が困ってしまったり、迷ってしまう状況を作り出さないことが大切です。読み返さないと分からないメールや返信に何を求められているのかが分からないメール、何度かやりとりが必要となるメールは、相手に余計な時間と手間をかけさせるだけで良いところがありません。他にもやるべきことを抱え、忙しい時に、そんなメールを歓迎してくれる人がいるわけないですよね。要点を絞り、一度読んだだけで理解出来るメールが必要になります。そして、返答や何らかのリアクションを要求する場合には、いつまでにどういったことを望んでいるのかを具体的に記し、相手が迷うことのない様、配慮することが大切になります。

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